Jak zamienić plik wizytówek w plik banknotów

„*Kto chce, szuka sposobu, Kto nie chcesz, szuka powodu." – to motto Grzegorza Turniaka, prezesa BNI Polska. Na co dzień pomaga on przedsiębiorcom w nawiązywaniu kontaktów biznesowych i zamienianiu ich na pieniądze. W rozmowie z nami przekonuje, że świetną okazją do tego są targi branżowe.*

*Targi są męczące i drogie. Przebijamy się przez zatłoczone drogi, płacimy za paliwo, noclegi i obiady w restauracjach. I po co? Przecież ofertę praktycznie każdej firmy można zobaczyć w Internecie, nie ruszając się z fotela…*

Kiedy pojawiła się telewizja, mówiono że dni radia są policzone. Z powodu magnetowidów miały upaść kina. Niektórzy przewidywali, że Internet zniszczy prasę. I rzeczywiście każda nowa technologia częściowo wypierała poprzednie, ale tworzyła też zupełnie nowe obszary. Ja w samochodzie ciągle słucham radia. Bieżące wiadomości przeglądam na portalach internetowych, ale dłuższe artykuły wolę czytać w gazecie.

Internet na pewno zabrał targom jeden atut: możliwość porównania cen wielu firm w jednym miejscu. Tak targi wyglądały za komuny – i to już się skończyło. Ale wirtualna rzeczywistość ma swoje pułapki. Produkt na zdjęciu może wyglądać zupełnie inaczej, niż w rzeczywistości. Opis też trudno to zweryfikować. Nawet opinie internautów na temat danej firmy czy osoby nie są do końca pewnym i obiektywnym źródłem informacji. Jechałem niedawno do Tunezji. Patrzę, a tu ktoś pisze, że w moim hotelu są karaluchy, fatalna obsługa, niedobre jedzenie – wylewa całe wiadro pomyj. Jak się później okazało, był to jeden sfrustrowany gość, który się trafił na 10 tysięcy zadowolonych. Tylko zadowoleni nie piszą, że było w porządku.

Wolimy robić interesy z ludźmi których znamy. To wymaga czasu i osobistego kontaktu. Po to są targi. I tej funkcji – tworzenia relacji – Internet im nie zabierze. Tak jak e-learning nie spowodował upadku tradycyjnych szkoleń. Kolejna sprawa to budowanie i sprawdzanie reputacji firmy. Jeżeli gdzieś dzieją się rzeczy ważne dla branży, a kogoś tam brakuje, staje się mniej wiarygodny. Wszyscy zastanawiają się wtedy, czy idzie mu tak słabo, że nie stać go na pokazanie się targach. A w przypadku młodej, rozwijającej się firmy obecność na takiej imprezie może być traktowana jak próba wejścia do pierwszej ligi.

*Budowanie wizerunku firmy – jasne, ale co zrobić, żeby targi były dobrym biznesem? Żeby na nich zarobić?*

Robiłem kiedyś szkolenia ze sprzedaży na targach, to dość obszerny temat. Na pewno trzeba zastanowić się, kto i co dokładnie ma robić. Jeżeli hostessy rozdają foldery, to kiedy, w którym miejscu, komu i ile mają ich rozdać. Obsługa stoiska – jakie zadania ma do wykonania, jakie pytania powinna zadawać potencjalnym klientom, jakich odpowiedzi im udzielać. Trzeba rozdzielić role i nauczyć wszystkich tych ludzi tego, co mają do wykonania.

Następna sprawa to rozplanowanie miejsca. Gdzie nasi rozmówcy mają zostawiać wizytówki, gdzie dajemy im krótkie ankiety do wypełnienia, gdzie sporządzamy notatki z każdej rozmowy. Bardzo ważne – po targach trzeba opracować wszystkie te materiały! Wprowadzić do CRM-a [/Customer Relationship Management/ – oprogramowanie wspomagające zarządzanie relacjami z klientami – przyp.red.]. A nie upchnąć wszystko do torby, później wyrzucić do śmieci i narzekać, że na naszym stoisku „nic się nie działo", że inwestycja w targi się nie zwróciła.

Miałem niedawno wykład na targach. Przyszła na niego jedna osoba, która znała mnie z jakiegoś wcześniejszego wystąpienia. Byłem tego dnia chory i czułem się fatalnie. Miałem pełne prawo powiedzieć: impreza jest do bani, nikt nie przyszedł. Ale gdybym nie był chory, przeszedłbym wszystkie stoiska, zaprosił osobiście każdego z tych ludzi i wiem, że 15-20 z nich bym zachęcił. Osiągnąłbym swój cel.

*Dla wystawcy takim celem może być na przykład zebranie 50 wizytówek potencjalnych klientów każdego dnia?*

Otóż to. Jeżeli wiem, co chcę osiągnąć na targach: z iloma osobami porozmawiać, z jakich firm, ile wizytówek zebrać, a do tego mam zaplanowane narzędzia (obsługę, hostessy, ankiety itp.), wtedy pieniądze na targi są wydane racjonalnie. Inaczej jest tak, jak na pewnym moim wykładzie w hotelu Hyatt w Warszawie. Pewna korporacja robiła tam szkolenie dla swoich klientów. Byli tam też handlowcy z tej korporacji, ale nikt im nie powiedział, po co tam przyszli. Czy mają rozmawiać z ludźmi, czy nie. Więc postali trochę pod ścianami, pojedli dobrego jedzenia i poszli do domu.

Jeżeli wiemy, że naszym celem są kontakty, musimy zadbać o to, żeby nie tylko je zdobyć, ale też zachować. Zdarza się czasem wyjątkowa lekkomyślność. Duża firma zrobiła konferencję w hotelu Marriott. Ja też tam byłem i jak zawsze wymieniałem się wizytówkami z różnymi ludźmi. Kilka dni później organizatorzy zadzwonili do mnie z prośbą, czy mógłbym im je udostępnić do skserowania, bo te które sami zbierali – zginęły! Byłem też świadkiem sytuacji, kiedy ktoś przychodził na imprezę tylko po, to, żeby wykraść takie dane.

Jeszcze jedno. Żeby targi się udały, muszą być zwiedzający. Nie zostawiajmy tego wyłącznie organizatorom. Musimy też sami nad tym popracować. Wysłanie maili czy folderów do naszych dostawców i odbiorców to za mało. Trzeba też przynajmniej dwa razy zadzwonić do nich i zaprosić telefonicznie. Jeżeli każdy wystawca skontaktuje się w ten sposób do kilkuset osobami, to ludzie przyjdą. I wszyscy będą szczęśliwi.

*Zwiedzający targi powinni się do nich jakoś szczególnie przygotować?*

Jeżeli nasza firma ma szerszą gamę produktów, warto zastanowić się jeszcze przed wyjazdem, jakie informacje dla innych działów możemy pozyskać na targach. Warto też przygotować sobie schemat rozmowy z wystawcami. Niektórzy mają do tego naturalną łatwość, inni nie, więc takie przygotowanie może nam dużo ułatwić. Chodzi o kilka pytań, dzięki którym nie umknie nam żadna ważna dla nas informacja. Od razu po rozmowie trzeba zanotować odpowiedzi i zrobić sobie  krótki, nawet dwu-, trzy zdaniowy raport. Jak oceniamy klienta pod kątem przyszłej współpracy, jak przebiegała rozmowa, jakie ma zainteresowania – po to, żeby przy kolejnych rozmowach wracać do tych tematów. Tak się buduje dobre relacje.

Jak skorzystać na targach – rady Grzegorza Turniaka

●        Nie trać czasu na puste przebiegi. Zaplanuj wcześniej, które stoiska chcesz odwiedzić i jakie cele osiągnąć.

●        Rano, kiedy nie ma jeszcze gości, zamiast pić kawę w barze, odwiedź poszczególne stoiska i porozmawiaj z wystawcami.

●        Pamiętaj, żeby osoba obsługująca Twoje stoisko stała, a nie siedziała, bo to zniechęca odwiedzających do rozpoczynania rozmowy. Tak samo jak jedzenie i rozmowy przez telefon.

●        Okaż zainteresowanie klientowi. Lekko nachyl się w jego stronę, zadawaj pytania, wyjmij ręce z kieszeni.

●        Stosuj zasadę: jestem interesujący, bo interesuję się innymi. Zapytaj rozmówcę np. od jak dawna działa na rynku i dlaczego przyjechał na targi.

●        Proponuj swoim klientom przesłanie oferty pocztą. Nikt nie lubi nosić toreb wypchanych ciężkimi katalogami.

●        Jeżeli na targach są Twoi kontrahenci, możesz skierować do nich potencjalnego klienta po referencje.

●        Wyznacz osobę odpowiedzialną za wizytówki zebrane podczas targów. Po każdym dniu zabieraj je ze stoiska.

●        Codziennie rano rób odprawę dla osób reprezentujących Twoją firmę na targach i przekazuj im cele do wykonania na dany dzień.

●        Bądź aktywny. Podchodź do ludzi, rozpoczynaj rozmowę, szukaj cech wspólnych.

●        Stoiskach obsługują zwykle handlowcy albo hostessy. Jeżeli zależy Ci na kontakcie z właścicielem, spotkasz go np. na uroczystości wręczenia nagród targowych.

●        Jeżeli masz okazję porozmawiać z właścicielem firmy, korzystaj z niej natychmiast, bo następnej nie będzie.

●        Ostrożnie z alkoholem na wieczornych bankietach. Nawet jeżeli uda Ci się wyjść z imprezy o własnych siłach, następny dzień trzeba będzie spisać na straty,

Marek Jankowski
"Branża Dziecięca"
Magazyn Skutecznego Przedsiębiorcy
nr 3/2008